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お客様と接する時のマナー

営業先やお客様、そして面接時にも必要となる相手の接するときのビジネスマナーについてアドバイス。名刺の受け渡し方、しまうタイミング、食事中のマナーと作法、電話対応の仕方などについて出来る限りわかりやすく解説。

名刺の受け渡しはスマートに

名刺を渡すビジネスマン

社会人になってはじめて持つビジネスアイテムが名刺ですね。

入社したかった会社の名刺が配られる瞬間って
社会人になったなぁとしみじみしてしまうものです。

最近では、自分の携帯番号やアドレスを書いた
自作の名刺を持っている人もいらっしゃるでしょうが、
渡し方、貰い方、どちらも細かいマナーがあります。
オマケに、出来て当たり前ですので、
仕事に出る前に練習して、一通り覚えておくと、
会社で新人指導を受ける時に、大きな差が出ますよ。(^^)

まず、名刺入れはぜひ、専用のものを用意しましょう。
胸ポケットに入る大きさで、10枚以上常備します。

名刺交換は、必ず立った姿勢で行います。
渡す時は、挨拶をしてから、右手で名乗りながら出します。
名刺入れを左手に持たない場合は、両手でお渡しします。

受け取り方は「頂戴します」と言って、両手で受け取ります。
会社名と名前を復唱するのですが、読み方が解らない時は、
この場で、もう一度聞いておきましょう。
そして、挨拶します。

名刺は自分もそうですが、相手の名刺も、その方のお顔同然です。
ただの紙であって、ただの紙ではありません。
会社名や名前を指で隠さないようにしてくださいね。
とにかく、大切に丁寧扱うことです。(^^)

昔、某県の知事に反発した県議員のとある人が、
挨拶を受けた時に、目の前で名刺を破りました。(>_<)
どんなに意にそぐわない、キライな人であっても
そんな悲しいことは止めてくださいね。

名刺を渡す・しまうタイミングは?

名刺交換

名刺は目下のものが先に出すのが普通なのですが、
どちらも同じぐらいの立場だったり、初対面の場合だと、
同時に出して、お互いに慌ててしまうことがあります。

こんな時は、相手が出そうとしている動作を見たら、
自分は控えて、先に受け取ります。
その後「失礼しました」と断りを入れて、自分の名刺を渡します。

それでも同時に出てしまった場合は、
名刺入れを持っている側の手で名刺を受け取り、
自分の名刺を渡した後で、両手で持ち直し、受け取りましょう。

それで、頂いた名刺は、同扱っていいのやら…?

会っている間中、ずっと持ったままなのか、
名刺入れにしまいこむのか、迷いますよね。(^^;;

立ってハナシをする場合は、相手の名刺の内容を確認してから、
名刺入れにしまうのがスマートです。
座ってハナシを続けるのであれば、
自分の名刺入れの上に乗せて、机の上に置いておいてもOKです。
ただし、放置しているように感じさせないように、
気をつけてくださいね。

名刺とその人を一致させる努力を

名刺交換

某有名テーマパークのアトラクションで、
園内を回る小さなクラシックカーに乗った時のハナシです。

暗い夜に、それも雨が降る肌寒い日のことでした。
そんな中、その車の運転手さんが園内を案内しながら
私たちに言ったのです。

「私はね、一度乗ってくださった方のお名前とお顔は忘れませんよ」

本当なら、そんな状況の中なら、
誰でもが天候や寒さ、疲れ、1時間単位の行列、雨が降った不運に
イライラして、ブツクサとつぶやくのでしょうが、
結局、楽しかった想い出しか、残っていません。
本当かなぁと思いつつ、温かい人柄とこんな一言が心に残って、
それでもまた行きたいと、心に誓ってしまいました。

名刺交換でも、ビジネスでも
ぜひこの心がけを大切にしていただきたいのです。

一度名刺を交換したら、今度会った時は、
名前だけでなく、どんな方なのかできるだけ覚えておく
努力を惜しんではいけません。

一度もらった名刺を、相手にもう一度見せることはありません。
名刺の裏や余白に、日付と用件、ハナシの内容
どんな方だったのか、好みは、特徴は…など、
相手の情報や印象を、記憶が新しいうちに書き込んでおくのです。
名刺に直接記入したくないというならば、
ファイルしてメモを残してください。
必要な時に取り出して、使えるようにしておきましょう。

自分のことを些細なことほど覚えておいてもらえたら、
どんなに嬉しいことでしょう。

小さなことで、大きな差が出るポイントですよ。

ビジネスを円滑に進める食事のマナー

ビジネスでの会食

食事を取りながら会議をするスタイル、ご存知ですか?

特に最近はホテルのブレックファストサービスを利用して、
取引先と商談を、なんてことが非常に流行っています。

ホテルのモーニングが充実していることもその要因ですが
食事をしながら、話をすることで、
より和やかな空気の中でハナシを進めることができるのも
お互いに良いことですよね。

朝だけではなく、昼や夜にも
お付き合いでお食事をということも、よくあることです。

しかし、問題となるのはマナーです。
いくらビジネスの面で優秀で、食べ方が汚ければ、論外。
逆に、嫌われること間違いありません。
本当に、食事のマナーに関しては、
出来ているようで出来てないオトナが多すぎる…!

深く椅子に腰掛けて、姿勢よく食べるだけのことなのですが、
してはいけないことが山ほどあります。

猫背、ひじ付いて食べる、足を組む、音を立てる、
汁物を音を立ててすする、ほお張る、食べ物を口に入れて喋る、
片手をテーブルの下に置く、タバコを吸う…

こんなこと、厳禁ですから…!!
普段家の食事から気をつけておかないと、
気が抜けたら、スグ出てしまいますよ。

箸ひとつとっても、
つつく、迷う、ねぶる、さぐる、寄せる…全てNGです。(>_<)

マナーがどうのと細かな作法を、難しい本を読んで覚えるより、
自分が人を見ていて、心地よくない行為は止めることです。
自分の勝手と言うならそれまでですが、
一緒に食事を取る人がいやなキモチになることは、
絶対にしてはいけませんよ。

食事の席での上座・下座

食事

上座、下座というのは、日本だけの言葉なのでしょうか。
海外でも、目上の人が座る場所って決まっているのかなとか
考えたりもしますが…どうなんでしょう。

目上の人が座るのが、上座です。以下、順に下座へ座ります。

何席もある場合は、上座ランクがありますので、
その順序を覚えておくと、いざと言うときに役立つこともあるかと。
でも、覚えにくいんですよね、すぐ忘れちゃう。
スグ見れる場所に、メモを置いておくとよいですよ。

和室、洋室、中華の場合、
どれも「ドアから遠い場所」で「その中央」が上座です。
和室の場合、床の間前が上座となります。

逆に、下座は、一番ドアに近い場所です。

レストランなどではウェイターに従ったり、
和室だったら、仲居さんに助けてもらったりとかね、
無難かも…と。他力本願ですけど…(^^;;

とはいえ、ドアから遠い場所に自分が座らないように。
それだけは覚えておきましょうね。

でも、覚えられないほどの情報じゃなかった?!って…

えへへ、ごめんなさーい。覚えておいてくださいよ〜(*^^*)

移動する時の上座・下座

電車に乗るための電子マネー

どこでもいいじゃん…!!

なんて、シー!シーッ!!(^^;;
思っても、言わないのがオトナのビジネスマンですよ。

実は車や飛行機、電車での移動する場合も、上座・下座があります。

タクシーなどで運転手がいる場合は、
一番安全な運転手の後ろの席が上座になります。
助手席が下座になり、この席の人が支払いなどします。
しかし、自家用車の場合は、助手席が上座になります。

列車は飛行機の場合は、
進行方向に向かって、窓側の席が上座になります。
要は、景色が良く見える場所です。
並んで3席ある場合は、真ん中が下座です。

ただし、年配の方や着物を着ている人と同乗する場合に、
その方の乗り降りのしにくさや、
乗ってからおしりで奥に移動することなどに気配りをして、
先に乗ることを自分が奥に座ることは失礼ではありません。
その場合は申し出て、相手の方の意向を伺って下さいね。

コレ、日ごろから気にしていないと
シノプスがすぐに消えちゃいます。(^^;;
必ず、乗る前に上座、下座の確認をしておきましょうね。

会話の幅を広げておこう

ビジネスでの会話

ビジネスを円滑に進めるために、雑談はよく交わされます。
仕事でお会いしても、仕事の話だけするワケではなく、
雑談も混ぜながら、おしゃべりするのも
それもテクニックであり、駆け引きでもあります。

しかしながら、初めて会った人と、ハナシをするのは難しいものです。
特に、楽しんで会話をするとなると、
気の合う相手とでないと到底難しいことですよね。

とはいえ、仕事のハナシしかしないとなると
ビジネスも円滑に進んでくれませんよね。
普段から、苦手な人もいらっしゃるでしょう。

自分から何か話題を持ちかけるには、
最近のニュースやスポーツ、季節の話が無難です。
相手の話の波に乗るには、相手のハナシをよく聴いて
そのハナシの中からヒントになる言葉を見つけて、
復唱して、賛同していくとスムーズです。

バラエティ番組やドラマ、マンガ雑誌ばかり見ていては、
ビジネスに使えるボキャブラリーや話題を掴むことはできません。
手近な情報源、そうです新聞、がありますよね。
毎朝読むことから、始めてみましょう。
朝刊一面下段のコラム(天声人語など)や社説だけにでも
目を通すだけでも良いでしょう。
色々な考え方、見方、時の話題を得ることができます。

朝がムリなら、翌日、昨日の新聞を持って歩いてはいかがですか?
待ち時間、休憩時間など、〜しながらでも
ゆっくり読むことができますよ。

会社一の電話美人になろう

電話美人

メールはコレだけ使われるようになっても、
やっぱり電話で問い合わせることはよく行われていますよね。

電話は、対応ひとつで、電話先の雰囲気を判断しまうので、
怖いといえば、怖いものです。

掛けた方が悪いような気になる電話の出方や、
対応をされた経験はありませんか?
聞きたいことを聞けないまま切ってしまったりとか、
余計に腹が立ったとか…(=_=;;

電話は「声」で印象が決まります。
ビジネスでは、どこでも大体同じような言葉遣いで
受け答えしていますので、
印象を左右するのは「声」とか「口調」なんですよね。

電話に出た人が暗かったり、あまりにも早口だったり、
疲れているような声だったり、無愛想だったりすると、
もれなくいやな気持ちになって
掛けて悪いことしたなぁといらない気遣いをするものです。
どんな人なんだろう…と想像してしまいます。

電話に出るときは、会社の代表なのですから、
社員代表として挨拶をするぐらいのキモチを入れて、
電話を取るべきです。ハキハキと明るく名乗りましょう。

「あー、またかかってきた…」なんて対応をしていると
キモチが声に乗って、相手に不快な思いをさせてしまいますよ。

おもてなしは小さな心配りがカギ

お客さんのおもてなし

会社に訪れたお客様をおもてなしする機会は
誰にでもあることです。

お茶を出したり、コーヒーを出したり、お菓子を出したり
出されたお客様も喜んでくれますよね。

ここでどれだけ小さな心配りが出来るかで、
おもてなしをした人だけでなく、会社の印象が大きく変わるんです。
お客様の心が動くポイントと言っても過言ではないほどです。

当たり前のことなのですが、温かいものは温かく、
冷たいものは冷たい状態でお出しします。
コーヒーか紅茶、緑茶かなど選べる場合は、
お客様に尋ねてお出しします。

ここで、お客様の嗜好を1度聞いたら、
メモを取るなどしてきっちり覚えておきましょう。
ミルク、砂糖の有無など、席を立ってからチェックできます。
2度目は聞かないようにするのが常識ですよ。

お客様ノートを作って、誰がおもてなしをしても
大丈夫なようにしておくと役立ちますよね。

気分転換になる飲み物を考える

お茶

長時間に及ぶ会議や講演などでは、
何度も何度もお茶を出すこともあります。
こんな時は、毎回趣向の違うお茶を用意して
お出しすると喜ばれることもあります。

緑茶やコーヒー以外では、ほうじ茶、昆布茶など、
気分転換になるような飲み物がオススメです。
紅茶でもレモンを添えると、
さわやかな風味が心地よくてリフレッシュできますよね。

疲れている人には、香り、味、何より心配りが嬉しいものです。
どんなに疲れていてもホッとしてしまう、
たった一杯のお茶にそんなチカラが込められるんですよね。

あまり子供っぽい飲み物はオススメできませんが、
自分なら何が飲みたいか考えてみると良いでしょう。
決断できない時は、上司や先輩の意見を聞いたり、
お客様に直接、いかがですかと聞いてみるのも好印象です。

しかし、これらのお茶には個人の好みもありますので、
「お気に召さない場合は、すぐ取り替えますので、仰ってください」と
一言添えると良いでしょう。

訪問者の迎え方・取り次ぎ方

キャリアウーマン

会社は、人が出入りがとても多いものです。

受付がない場合は、社員が取りつぎをするカタチになります。
この場合、仕事の手を止めることになるので、
面倒だなと感じるかも知れませんが、
取次ぎをする人は、自分が受付になったつもりで、
丁寧に対応をするように心がけてくださいね。

結構、気付かないというか、「誰か出てよ」という雰囲気を、
出しあっている会社もありますので、気をつけて…。(^^;;

こんなときこそ、新人がどんどん動くようにしましょうね。(^^)

取次ぎをする間、椅子がある場合は、座って待ってもらいます。
上司や先輩に取り次ぐときは、
訪問者の名前を伝え、指示を受けましょう。

ご案内は、とにかく丁寧に。
先導をする時、廊下は前方を歩いて案内するのですが、
階段では、自分が上に立たないように、お客様を先にします。
エレベーターでは、エレベーターの操作は
男性でもエレベーターガールになった気分で進んで行ってください。

応接室で、そのまま好きに座らせてはいけませんよ。(^^;;
遠慮するお客様は上座に座ろうとしませんから。
きちんと上座に案内してくださいね。
上座はドアから一番遠い奥の席ですよ。

案内ひとつですが、安心して任せてもらえるように、
しっかりマスターしておいてくださいね。

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